Begrepet organ i arkivlovens forstand

Generelt
I "Forskrift om offentlege arkiv" § 1 heter det: "Offentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv". Dette betyr at en kommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i kommunen.

Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt kommunedirektøren, jf. kommunelova § 23".

Bruken av begrepet organ i Sel kommune

Sel kommune har vedtatt at kommunen er å regne som ett organ etter arkivforskriften § 1-1. Kommunen har sentralisert arkivtjenesten i henhold til arkivforskriftens § 2-1 og har siden 15.02.2006 anvendt ePhorte som fullelektronisk sak-/arkiv system.

Sentralarkivet fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder) for hele kommunen. All journalføring og administrativ behandling skal skje i ePhorte, med unntak klientsaker som føres i lukkede fagsystemer og tas ut på papir dersom ikke systemet er NOARK-godkjent. For mer detaljert beskrivelse av de ulike arkivseriene, se Arkivoversikt.