| Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at evt avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført
- at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
- hvis det er opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig.
Kontroll med reserverte saker Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtjenesten skal se til
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, og riktig skjerming av avsender/mottaker, arkivkode, tittel og innhold er gjort
- at arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak opprettes,samt at det faktisk skal opprettes en ny sak
- at saken er knyttet til riktig arkivdel
- at saken har fått riktig arkivkode
Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker som er tomme. Kontroll med reserverte journalposter (konsept) Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange uaktuelle reserverte dokumenter. Restansekontroll Restansekontroll utføres av arkivet fire ganger per år for dokumenter som ikke er besvart eller avskrevet/arkivert. Restanselisten skrives ut i januar, april, juli og oktober. Restansekontrollen utføres på bakgrunn av forvaltningslovens § 11a om saksbehandlingstid og foreløpig svar. Saksbehandleren har imidlertid selv et ansvar for å holde oversikt over sine restanser i ePhorte. Når man slutter i stillingen, eller skifter stilling internt, skal man i samråd med leder sørge for at ubesvarte/ubehandlede dokumenter blir overført til ny saksbehandler.
|
